نمایشگاه‌های تجاری می‌توانند ابزاری مؤثر در ایجاد رویدادها و ابزارهای فروش و بازاریابی باشند که شبکه‌سازی، نوآوری و همکاری را تقویت می‌کنند. این رویدادها همچنین فرصتی برای فروشندگان و سازمان شما فراهم می‌کنند تا محصولات و خدمات خود را به نمایش بگذارند و با مخاطبان و علاقه‌مندان جدید آشنا شوند.
اگر یک انجمن تجاری هستید، برگزاری نمایشگاه تجاری خود می‌تواند به ارزش افزوده بیشتری برای اعضای شما منجر شود. در واقع، 70٪ از کسب‌وکارها افزایش نمایش‌های جدید و شناخت برند از نمایشگاه‌ها را مشاهده کرده‌اند.
در این مقاله، همه چیزی را که برای برگزاری نمایشگاه تجاری خود در 15 مرحله کلیدی نیاز دارید، شامل انتخاب مکان، ایجاد برنامه بازاریابی، ابزارهای ضروری و ایده‌های دیگر نمایشگاهی، پوشش می‌دهیم.
- چه مدت زمان برنامه‌ریزی یک نمایشگاه تجاری طول می‌کشد؟
- چقدر هزینه برگزاری یک نمایشگاه تجاری است؟
- چگونه برنامه‌ریزی یک نمایشگاه تجاری انجام دهیم؟
چه مدت زمان برنامه‌ریزی یک نمایشگاه تجاری طول می‌کشد؟
شما باید حداقل یک سال قبل از برگزاری رویداد برنامه‌ریزی را آغاز کنید. در مرحله ابتدایی خود، این عوامل را در نظر بگیرید:
- اهداف و هدف
- مخاطب مورد هدف
- نوع نمایشگاه
- تحقیقات رقبا
- توسعه بودجه
- برنامه بازاریابی
چقدر هزینه برگزاری یک نمایشگاه تجاری است؟
بهترین و رایج‌ترین راه برای ارزیابی هزینه‌ها برای برگزاری یک نمایشگاه تجاری، سه‌بار یا چهار‌بار کردن مقداری است که برای فضای نمایش پرداخت می‌کنید. اگر هزینه مکان شما بین 3000 تا 20000 دلار آمریکا است، می‌توانید انتظار داشته باشید که بودجه‌تان از 9000 تا 80000 دلار آمریکا متغیر باشد.
چگونه برنامه‌ریزی یک نمایشگاه تجاری انجام دهیم؟
ما همه چیزی را از ابتدا تا انتها در 15 مرحله ضروری برای شما تشریح کرده‌ایم. این قالب برنامه‌ریزی نمایشگاهی ضروری شما را در نظر بگیرید.
1. شناسایی اهداف، هدف‌ها و مخاطبان نمایشگاه تجاری
نمایشگاه شما با نشست با تیم و سایر ذینفعان کلیدی شروع می‌شود و شناسایی اهداف هوشمند (خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مربوط و محدود به زمان)، هدف‌ها، شاخص‌های موفقیت و مخاطبان هدف شما.
برای مثال، هدف شما می‌تواند افزایش بازگشت اعضا و/یا استفاده از رویدادها برای رشد عضویت انجمن شما باشد.
وقتی به شناسایی مخاطبان هدف خود می‌پردازید، تصمیم بگیرید که آیا این پایه اعضا عمومی شماست یا یک زیرمجموعه خاص از آن است.
2. تحقیق درباره رقبا و رویدادهای مورد علاقه مخاطبان
هنگامی که مخاطبان هدف خود را شناسایی کردید، از آنها درباره رویدادها و نمایشگاه‌هایی که شرکت داشته‌اند یا قصد دارند در آنها شرکت کنند، از طریق یک نظرسنجی در منطقه اختصاصی اعضای خود یا خبرنامه بعدی اعضا، بپرسید.
یک لیست از نتایج خود ایجاد کرده و سپس تحلیل رقابت‌های نمایشگاه خود را آغاز کنید:
- بررسی حضور آنها در اینترنت (بازاریابی، مخاطبان هدف، پیام‌رسانی، قیمت‌گذاری، حامیان و ...)
- مرور لیست فروشندگان و سایر شرکت‌کنندگان/رهبران فکری
- نگاهی به طرح نمایشگاه آنها
- جمع‌آوری مواد تبلیغاتی موجود در رویداد مانند بروشورها، فلایرها و نقشه‌ها
- جمع‌آوری اطلاعات در تح
لیل SWOT (نقاط قوت، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدها) و ساخت برنامه نمایشگاهی خود.
3. انتخاب نوع نمایشگاه تجاری
نوع ایده‌آل نمایشگاه تجاری شما به تمرکز صنعتی شما و انواع غرفه‌های معرفی شده بستگی دارد. به عنوان مثال، آیا غرفه‌های فروش برای جلب استخدام‌کنندگان جدید است یا برای فروش محصولات یا خدمات؟
اینجا یک لیست از 11 نوع کلیدی نمایشگاه تجاری است:
- فناوری
- تولید
- بهداشت
- حرفه‌ای و B2B
- آموزش و غیرانتفاعی
- انرژی و منابع طبیعی
- صنعت رستوران و صنعت غذا
- هنر و صنایع دستی
- کشاورزی
- گردشگری و تفریح
- مسکونی یکپارچه و ساختمانی
4. انتخاب مکان نمایشگاه
مکان شما تنظیمات رویداد شما را مشخص می‌کند و تجربه شرکت‌کننده و فروشنده را تحت تأثیر قرار می‌دهد. اینجا چگونه می‌توانید مکان مناسب برای نمایشگاه خود انتخاب کنید:
- نیازهای خود را شناسایی کنید. اطلاعاتی راجع به مخاطبانتان، اندازه رویداد، طرح دلخواه شما، بودجه و لجستیک مورد نیاز داشته باشید.
- مکان‌های دیگر را بررسی کنید. از مراجعه به مکان‌های گذشته نمایشگاه‌ها یا رویدادهایی که در آنها شرکت کرده‌اید، سوال کنید و پیشنهاداتی بگیرید. سپس به دور و به دور بزنید و پیشنهادات، در دسترسی و سیاست‌های مکان را جمع‌آوری کنید.
- بازدید از مکان‌ها در طبیعت. هر مکان را برای جو آن، دسترسی و مطابقت با نیازهای شما ارزیابی کنید.
- مقایسه نهایی مکان. همه جنبه‌های نمایشگاه خود را در نظر بگیرید، از جمله اهداف و هدف‌های رویداد شما. نترسید که بپرسید که چه چیزی به صورت صریح ذکر نشده است. برخی از مکان‌ها ممکن است توانایی را داشته باشند تا هر نیازی که برای نمایشگاه دارید را پذیرفته شود.
- تأیید مکان نهایی. حالا که مکان مناسب را پیدا کرده‌اید، وقت است که قرارداد خود را امضا کنید! به طور معمول، جزئیاتی مانند برنامه پرداخت شما، سیاست‌های مکان، بند مسئولیت، روند حل اختلاف و ...
5. ایجاد بودجه نمایشگاهی خود
همانطور که قبلاً اشاره شد، بودجه متوسط برای یک نمایشگاه تجاری حدود سه تا چهار برابر هزینه فضای نمایش است. در اینجا 5 نکته برای کاهش هزینه‌های نمایشگاه را بررسی می‌کنیم:
- رزرو مکان رویداد خود را در فصل پایین یا در تاریخ‌های کم‌جذب کنید.
- ببینید که آیا مکان می‌تواند تجهیزات و امکانات را که در هزینه آنها گنجانده شده است، فراهم کند.
- گرفتن چندین پیشنهاد برای مذاکره با مکان‌ها.
- از داوطلبان به جای پرسنل استفاده کنید.
- پیدا کردن حامیان رویداد برای تکمیل هزینه‌ها.
6. ایجاد برنامه بازاریابی نمایشگاهی خود
بازاریابی در نمایشگاه‌ها بسیار حیاتی است و برای تولید سر leads فروش، ایجاد شناخت برند، رشد و برقراری ارتباطات اساسی است.
در اینجا 4 مرحله کلیدی برای ایجاد برنامه بازاریابی نمایشگاهی خود را داریم:
- شناسایی اهداف بازاریابی خود. چه کاری می‌خواهید انجام دهید؟ چگونه این‌ها به شما کمک می‌کنند تا با اهداف و هدف‌های کلی نمایشگاه خود مطابقت داشته باشید؟ حتماً KPIها را نیز شناسایی کنید.
- برنامه استراتژی محتوا. چگونه محتوا از استراتژی بازاریابی شما پشتیبانی می‌کند؟ چگونه وبلاگ‌ها، صفحات نهادهای داخلی، پست‌های رسانه‌های اجتماعی، ایمیل و سایر محتواها به شما کمک می‌کنند تا اهداف بازاریابی خود را برآورده سازید؟ محتوا را منتشر کنید که مخاطبان هدف خود را نگهداری و درگیر کند.
- ایجاد تقویم بازاریابی. اطمینان حاصل کنید که از کادانس مناسب استفاده
می‌کنید هنگامی که به ماه‌ها و هفته‌های پیش از نمایشگاه خود می‌رسید تا هیجان، علاقه و درگیری را ایجاد کنید.
- اندازه‌گیری موفقیت خود را در مقابل KPIها. به طور منظم بررسی کنید که چگونه کمپین‌ها و فعالیت‌های بازاریابی شما در مقابل KPIهای شما قرار دارند. بهبود داده و تغییرات لازم را انجام دهید.
7. ایجاد طرح نمایشگاه
از طرح‌های متداول از دیگر نمایشگاه‌ها تحقیق کنید. از آنجا که فهمیدن آنچه که با فضای فیزیکی و تعداد فروشندگان شما کار می‌کند، هدف اصلی اینجا است که از فضای زمینه‌ای که ایجاد کرده‌اید استفاده کنید. از ابزارهایی مانند رویدادهای A2Z برای کمک به شما در ایجاد و مدیریت طرح محل خود بهترین استفاده می‌شود با ویژگی‌های بی‌درزگر مانند:
- مدیر پیکربندی طرح فضا
- مدیریت غرفه
- نمای طرح زمان واقعی
- لیست کننده نمایش دهنده
- گزارش‌های دقیق
8. تماس با فروشندگان و فروش فضای غرفه خود
تماس با تجارت مربوطه و سازمان‌ها برای ثبت‌نام به عنوان یک فروشنده در نمایشگاه تجاری خود از طریق:
- کمپین‌های ایمیل
- تماس تلفنی
- تبلیغات رسانه‌های اجتماعی
وقتی که به فروشندگان پتانسیلی نمایشگاه می‌رسید، مطمئن شوید که:
- جزئیات اصلی رویداد و مثال‌هایی از رویدادهای گذشته را در بر می‌گیرید
- ارزشی از قبیل پیشنهاد تخفیفات زودهنگام ارائه می‌دهید
- اهداف کسب و کار آنها را در نظر داشته باشید
- به موقع پیگیری کنید
9. استفاده از نرم‌افزار مدیریت نمایشگاه
تکنولوژی بخشی اساسی از موفقیت نمایشگاه شما است. در واقع، فناوری رویداد می‌تواند هزینه‌ها را تا 30% کاهش دهد و به تولیدکنندگی برنامه‌ریز 27% و حضور 20% افزایش دهد. در برخی موارد، فناوری رویداد می‌تواند رویداد شما را به سطح بعدی برساند.
هنگام انتخاب فناوری مناسب نمایشگاه، ملاحظات شما را در نظر بگیرید:
- اهداف و هدف‌های رویداد شما
- بودجه
- ویژگی‌های ایده‌آل
اینجا 3 نوع فناوری نمایشگاهی را که می‌توانید در آن سرمایه‌گذاری کنید را بررسی می‌کنیم:
نرم‌افزار مدیریت عضویت
اگر یک انجمن تجاری یا اتاق بازرگانی هستید، ممکن است علاقه‌مند به سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار مدیریت کامل عضویت، مانند MC Trade، باشید که ویژگی‌های جامعی را برای حمایت از رویدادهای شما دارد و همچنین دیگر جنبه‌های سازمان عضویت را ساده‌تر می‌کند.
نرم‌افزار مدیریت رویداد همه در یک
اگر سازمان شما به طور منظم در طول سال رویدادها برگزار می‌کند، نرم‌افزار مدیریت رویداد همه‌کاره مانند A2Z برای شما ایده‌آل است که به شما دسترسی به این امکان را می‌دهد:
- مدیریت پیکربندی نقشه
- مدیریت غرفه و حمایت مالی
- تولید درآمد
- برنامه رویداد تلفن همراه
- مدیریت کنفرانس
- بازیابی رهبری
- چاپ بچسپ و ورود
نرم‌افزار مدیریت رویداد برای رویدادهای همه اندازه
اگر سازمان عضویت شما رویدادهای مختلف و اندازه‌ها برگزار می‌کند، ممکن است نرم‌افزار مدیریت رویداد مانند RegTech برای شما مناسب باشد. ویژگی‌هایی که به شما پشتیبانی انعطاف‌پذیر رویداد را ارائه می‌دهد مانند:
- ثبت نام آنلاین
- ورود و چاپ بچسپ
- بازیابی رهبری
- ردیابی حضور
و غیره!
10. انتخاب و آموزش پرسنل یا داوطلبان خود
از تعداد فروشندگان و شرکت‌کنندگان خود برای کمک به شما در تعیین تعداد اعضای پرسنل برای تیم ایده‌آل نمایشگاه خود استفاده کنید. ممکن است بخواهید از پرسنل موجود، یک آژانس استخدام، آزادانه‌کاران یا داوطلبان استفاده کن
