برنامه‌ریزی یک نمایشگاه تجاری موفق نیازمند سازماندهی، خلاقیت و تاب‌آوری است. در حالی که بیشتر سازمان‌های تجارت به تجربه موفقیت نمایشگاه‌ها از طریق تعداد سرنخ‌ها، فرصت‌ها و بازگشت سرمایه (ROI) که از یک رویداد بیرون می‌آید، ارزیابی می‌کنند، اما سطح تلاشی که در آن صرف می‌شود در نهایت میزان موفقیت را تعیین می‌کند. نمایشگاه‌ها برای یک شرکت سرمایه‌گذاری بزرگی هستند. بنابراین، شما به معیارهایی برای اثبات اینکه چرا این راهبرد موثر در چرخه بازاریابی شما است، نیاز دارید.
در زیر هفت نکته را برای اطمینان از موفقیت نمایشگاه تجاری خود معرفی می‌کنیم:
۱. برنامه‌ریزی با مدت زمان زیاد
یکی از مهم‌ترین کارهایی که می‌توانید قبل از یک نمایشگاه انجام دهید، برنامه‌ریزی با مدت زمان زیاد قبل از زمان مقرر است. هرگز خیلی زود شروع نکنید. تیم خود را از تاریخ‌های سفر آگاه کنید تا بتوانند پروازها را قبل از افزایش هزینه رزرو کنند. قبل از تمام شدن هتل، بلوک‌های اتاق را تأمین کنید.
علاوه بر لجستیک رویداد، برنامه‌ریزی کمپین قبل از نمایشگاه نیز کلیدی است. آیا در همان زمانی که رویداد برگزار می‌شود، محصول جدیدی راه‌اندازی می‌کنید؟ آیا خبر بزرگی در هفته نمایشگاه به اشتراک می‌گذارید؟ آیا نیاز به چاپ برگه‌های محصول و سفارش هدایا دارید؟ شروع به آماده‌سازی ایمیل‌های نمایشگاه حداقل چهار تا شش هفته قبل از رویداد کنید. شما می‌خواهید مخاطبان خود را از حضور شما در نمایشگاه آگاه کنید و از ایمیل به عنوان یک پلتفرم برای اعلان خبرهای مهم، تیزرها و فرصت‌هایی برای ملاقات با تیم استفاده کنید.
۲. آماده‌سازی تیم‌های فروش و اجرایی
ابزار موثری در آماده‌سازی نمایشگاه، ارتباط است. تیم‌های مختلف معمولاً در نمایشگاه‌ها شرکت می‌کنند، شامل بازاریابی، فروش و تیم اجرایی. مطمئن شوید که همه در یک صفحه هستند و همه اطلاعات مربوطه را قبل از رویداد در اختیار دارند.
جلسات و ساعات غرفه را در تقویم همه (و در منطقه زمانی صحیح!) قرار دهید. یک سند لجستیک بسازید تا هیچ چیزی از یاد نرود و انتظارات ارتباط‌ها به اطلاع رسانده شود. این سند باید شماره تلفن‌های تمام اعضای تیم شما را شامل شود، در صورت نیاز به تماس با آن‌ها در محل. چند کپی از آن چاپ کنید و آن را بر روی یک دستگاه تلفن همراه برای سفر دسترسی آسان بسازید.
تمام کسانی که قرار است در نمایشگاه شرکت کنند، به مشارکت در "تماس آماده‌سازی" هفته قبل از زمان نمایشگاه دعوت کنید. یک دیدار پیش‌فرض برگزار کنید و اسلاید دک را آماده کنید و مواردی مانند هتل، مکان، ساعات غرفه، کد لباس و غیره را شامل شود، همچنین مروری بر جلسات غرفه زمان‌بندی شده و رویدادهای شبکه‌سازی.
۳. برنامه‌ریزی جلسات پیش از نمایشگاه
موفق‌ترین نمایشگاه‌های تجاری که اجرا کرده‌ام و شرکت کرده‌ام، کسانی بودند که فروش و بازاریابی با هم همکاری کردند تا جلسات غرفه را با مشتریان، مشتریان و شرکای پیش‌تر برنامه‌ریزی کنند. برای تیم خود هدف واقعی را تعیین کنید (مثلاً تعداد جلسات پیش زمینه سال گذشته را به عنوان میزان پایه خود در نظر بگیرید و آن را 25% افزایش دهید).
علاوه بر این، یک تقویم مشترک بسازید تا به تیم فروش امکان پیش‌نمایش زمان‌بندی غرفه را بدهید تا بتوانند ببینند کدام اجرایی در طول هر روز نمایشگاه در دسترس است.
۴. فعالیت
در رسانه‌های اجتماعی
قبل، حین و پس از رویداد عکس‌ها را از رویداد به شبکه‌های اجتماعی خود بگذارید. دعوت کنندگان را به غرفه خود دعوت کنید تا در یک مسابقه شرکت کنند، هدیه بگیرند یا یک دمو ببینند. حتماً شماره غرفه و هشتگ رویداد را درج کنید تا شرکت‌کنندگان به راحتی شما را پیدا کنند.
۵. ارائه هدایا
به خاطر داشته باشید که هدایا جذاب ترافیک بیشتری را نتیجه می‌دهد. پول اضافی را در یک هدیه یا فعالیت سرگرم‌کننده برای جلب شرکت‌کنندگان سرمایه‌گذاری کنید. در ارائه‌های خود خلاق باشید. همه عاشق غذا هستند. یک ماشین اسپرسو یا کامیون بسته بندی بستنی را اجاره کنید و شرکت‌کنندگان را دعوت کنید تا بیایند و در غرفه شما بازدید کنند. این کمک می‌کند تا یخ‌شکنی ایجاد شود، مکالمات را باز کند و امیدواراً فرصت‌های مؤهل را ایجاد کند.
۶. اسکن کردن، اسکن کردن، اسکن کردن!
در روز اول نمایشگاه تجاری، ۳۰ دقیقه قبل از باز شدن درها با تیم محلی خود دیدار کنید. مطمئن شوید که آن‌ها از چیدمان غرفه، هدایا و فعالیت‌ها برای تبلیغ استفاده کنند. نحوه استفاده از اسکنر بچسبانید و به آن‌ها اجازه دهید امتحان کنند. شما حتماً شگفت‌زده خواهید شد که چندین اسکنر کارت متفاوت از نمایشگاه به نمایشگاه متفاوت است. همچنین مهم است که از اسکنرهایی استفاده کنید که به شما امکان می‌دهد پس از مکالمه، یادداشت‌هایی بنویسید. این کمک خواهد کرد که تیم شما در پی‌روید.
کارت تمام افرادی که در غرفه شما می‌ایستند را اسکن کنید. اگر به خاطر اسکن نکردن، یک سرنخ کیفیتی را به تیم فروش خود منتقل کردید، این یک مجازات خواهد بود.
۷. بررسی و پیگیری
یک تماس بررسی با تیم خود پس از نمایشگاه تجاری برنامه‌ریزی کنید. یادداشت‌هایی از آنچه که خوب کار کرد و فرصت‌های بهبود بررسی کنید. آیا مکان غرفه شما خوب بود و ترافیک کافی داشتید؟ آیا پیام‌رسانی شما با شرکت‌کنندگان تطابق داشت؟ این یادداشت‌ها مفید خواهد بود در تعیین اینکه چه تغییراتی را در هنگام برنامه‌ریزی برای نمایشگاه بعدی انجام دهید.
پیگیری پس از نمایشگاه بسیار حیاتی است. مطمئن شوید که تمام سرنخ‌ها در سیستم مدیریت ارتباط با مشتری شما (CRM) بارگذاری می‌شوند و در عرض ۴۸ ساعت از پایان رویداد با تیم فروش شما به اشتراک گذاشته می‌شوند. این داده‌ها درباره ترافیک غرفه، تعداد سرنخ‌های مؤهل و فرصت‌های احتمالی برای کسب و کار شما در اختیارتان قرار می‌دهد. این اقدام می‌تواند برای ساخت داده‌های تاریخی مرتبط با نمایشگاه‌ها و توجیه شرکت در رویدادهای آینده استفاده شود.
حالا شما هفت مرحله برای یک نمایشگاه تجاری موفق را می‌شناسید. موفق باشید!
